Het moment dat je je eerste werknemer aanneemt, is een mijlpaal voor elke ondernemer. Je bedrijf groeit, er is meer werk dan je alleen aankunt en je krijgt eindelijk hulp. Tegelijk word je officieel werkgever, en dat brengt verplichtingen met zich mee. Wie dat goed voorbereidt, voorkomt verrassingen en boetes. In dit artikel lees je stap voor stap waar je aan moet denken voordat je eerste medewerker begint.
Registreer je als werkgever
Voordat je iemand in dienst neemt, moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer. Met dat nummer doe je straks de loonaangifte en draag je loonheffing en premies af. Regel dit op tijd, want zonder loonheffingennummer kun je je eerste salaris niet correct verwerken.
Leg afspraken vast in een arbeidsovereenkomst
Zet de afspraken met je nieuwe medewerker altijd op papier. In een goede arbeidsovereenkomst staan onder meer:
- De functie en het aantal uren per week.
- Het salaris, dat nooit lager mag zijn dan het wettelijk minimumloon.
- De duur van het contract, bepaalde of onbepaalde tijd.
- Een eventuele proeftijd, die aan wettelijke regels is gebonden.
- Vakantiedagen en vakantiegeld, minimaal 8 procent van het brutoloon.
Kijk ook of er een cao geldt in jouw branche. Een cao kan extra regels bevatten over salaris, toeslagen en werktijden.
Controleer de identiteit
Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemer te controleren voordat hij of zij begint. Je bewaart een kopie van een geldig identiteitsbewijs in je administratie. Bij medewerkers van buiten de EU moet je ook controleren of ze in Nederland mogen werken.
Regel de loonadministratie
Elke maand moet je een loonstrook maken, de juiste loonheffingen en premies berekenen en de loonaangifte doen. Daarnaast houd je een loonadministratie bij met onder meer de gewerkte uren, verlof en eventuele vergoedingen. Dat klinkt overzichtelijk, maar de regels veranderen geregeld, vaak per 1 januari. Een fout in de loonaangifte kan leiden tot een naheffing of een boete.
Veel startende werkgevers twijfelen of ze dit zelf willen oppakken. Met salarissoftware kom je een eind, maar je moet wel weten wat je doet. Wil je weten wanneer salarisadministratie zelf doen verstandig is en wanneer niet, dan helpt het om eerst eerlijk in te schatten hoeveel tijd en kennis je hebt.
Denk aan verzuim en arbozorg
Wordt je werknemer ziek, dan betaal je in de meeste gevallen twee jaar lang minimaal 70 procent van het loon door. Voor een klein bedrijf kan dat een flinke kostenpost zijn. Veel ondernemers sluiten daarom een verzuimverzekering af. Je bent ook verplicht je aan te sluiten bij een arbodienst of bedrijfsarts en een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) te laten maken. Daarin staat welke risico’s er in je bedrijf zijn en hoe je die aanpakt.
Kijk naar pensioen
Valt je bedrijf onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, dan moet je je werknemer daar aanmelden. Is dat niet zo, dan ben je niet verplicht een pensioenregeling aan te bieden. Wel is het een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap en een manier om goede mensen aan je te binden.
Maak de eerste werkdag goed
Naast de administratie telt ook de start zelf. Zorg dat de werkplek klaarstaat, dat je nieuwe medewerker weet bij wie hij terechtkan en dat er tijd is voor uitleg. Een goede eerste week legt de basis voor een fijne samenwerking.
Hulp bij de salarisadministratie
Goedverlonen is specialist in salarisadministratie voor ondernemers in het mkb. Kies je voor loonadministratie uitbesteden, dan zorgt een vaste specialist voor de loonstroken, de loonaangifte en de jaarlijkse wijzigingen. Zo weet je zeker dat je nieuwe werknemer elke maand correct en op tijd wordt betaald, en houd jij meer tijd over voor je bedrijf.
Tot slot
Je eerste werknemer aannemen is een mooie stap, maar vraagt om een goede voorbereiding. Registreer je als werkgever, leg afspraken vast, controleer de identiteit en regel je loonadministratie, verzuim en arbozorg. Wie dit vanaf het begin goed opzet, kan met vertrouwen verder groeien.
(4)
Laatste berichten van de Bisk (toon alles)
- Waar moet je aan denken als je je eerste werknemer aanneemt - 27 oktober 2026
- Een weekend plannen rond een escape room-avontuur - 10 juli 2026
- Welke DNA-testen mogen worden gebruikt in een Nederlandse rechtszaak? - 11 juni 2026